Le client
Le Domaine de Guillau est une exploitation viticole familiale située dans les coteaux du Quercy, qui perpétue depuis plusieurs générations la tradition viticole du Sud-Ouest. L'EARL commercialise sa production à travers plusieurs canaux : vente directe à la propriété, présence dans des magasins de producteurs régionaux, et distribution auprès de professionnels.
Comme beaucoup d'exploitations viticoles de taille familiale, le Domaine de Guillau faisait face à une problématique commune : la gestion administrative et commerciale mobilisait un temps précieux qui aurait dû être consacré au travail de la vigne et à la vinification. Entre le suivi des stocks par millésime, la gestion des différents points de vente, l'émission des factures clients et la préparation de la déclaration récapitulative mensuelle (DRM) obligatoire pour toute exploitation viticole, les tâches administratives s'accumulaient et compliquaient le pilotage quotidien de l'activité.
La problématique
L'exploitation devait jongler avec plusieurs défis opérationnels spécifiques au secteur viticole. La traçabilité des produits représentait un enjeu majeur : chaque cuvée doit être identifiée par son millésime, son appellation et sa catégorie fiscale, avec un suivi rigoureux des mouvements de stock pour répondre aux obligations réglementaires. Le Domaine de Guillau commercialise ses vins sous différents formats, de la demi-bouteille au cubi de cinq litres en passant par les magnums, avec des conditionnements variés comme les cartons ou les valisettes cadeaux, ce qui complexifiait encore la gestion des stocks et des tarifs.
La multiplication des points de vente ajoutait une couche de complexité supplémentaire. Entre la cave principale où se déroule la vente directe, la présence dans plusieurs magasins de producteurs partenaires, et les livraisons aux professionnels, il devenait difficile de maintenir une vision claire des stocks disponibles à chaque emplacement et d'organiser efficacement les transferts entre ces différents lieux. Par ailleurs, la gestion commerciale traditionnelle ne permettait pas de différencier facilement les grilles tarifaires selon le type de client, qu'il s'agisse de particuliers, de professionnels du secteur CHR ou de revendeurs.
Enfin, avec l'entrée en vigueur progressive de l'obligation de facturation électronique, le domaine devait anticiper cette transition réglementaire tout en modernisant ses processus de facturation et de suivi des paiements. L'objectif était clair : mettre en place un système de gestion intégré qui libère du temps pour le cœur de métier, tout en garantissant la conformité réglementaire et en offrant une vision globale et instantanée de l'activité.
La solution mise en œuvre
Ekonum a déployé une solution Odoo complète et parfaitement adaptée aux spécificités d'une exploitation viticole.
Le projet a démarré par la configuration du module Inventaire, véritable colonne vertébrale de la gestion viticole. Une fiche produit type a été créée de manière collaborative pour servir de modèle et faciliter la future saisie de l'ensemble du catalogue par l'exploitation. Cette fiche intègre tous les attributs spécifiques au secteur : les catégories fiscales CRD indispensables pour la DRM, les appellations IGP et AOC, ainsi que le système de lots permettant de tracer chaque vin par millésime. Les différentes unités de mesure ont été paramétrées pour refléter la réalité commerciale du domaine, depuis la demi-bouteille jusqu'aux cubis de trois et cinq litres, en incluant les bouteilles standards et les magnums. Les conditionnements spécifiques, comme les cartons de six ou douze bouteilles et les valisettes cadeaux, ont également été configurés pour faciliter la préparation des commandes et la gestion des tarifs.
Le module Point de Vente a été configuré pour gérer la vente directe à la propriété dans des conditions optimales. L'ensemble des moyens de paiement acceptés a été paramétré, qu'il s'agisse des espèces, des chèques ou des cartes bancaires. Les tickets de caisse ont été personnalisés et les paramètres d'impression ajustés pour répondre aux besoins du domaine. Surtout, les listes de prix ont été configurées pour s'adapter automatiquement au type de client : un particulier qui visite la cave ne paie pas le même tarif qu'un restaurateur qui commande en volume, et le système applique désormais la bonne grille tarifaire sans intervention manuelle.
La partie facturation a été entièrement automatisée et modernisée. La synchronisation avec Google Workspace permet d'envoyer les factures directement par e-mail depuis Odoo, avec des modèles professionnels et personnalisés. Un système de relances automatiques a été mis en place pour optimiser le suivi des paiements clients. En anticipation de l'obligation légale de facturation électronique qui entrera en vigueur au premier septembre 2026, le connecteur PEPPOL a été intégré dès maintenant, garantissant ainsi la conformité future du domaine sans nécessiter de nouvelle migration. La synchronisation bancaire représente probablement l'une des fonctionnalités les plus appréciées au quotidien : les relevés bancaires sont importés automatiquement dans Odoo, et le système propose le lettrage des paiements avec les factures correspondantes, réduisant considérablement le temps consacré au rapprochement bancaire et éliminant les risques d'erreur.
Enfin, le module Tableau de bord a été entièrement personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de pilotage d'une exploitation viticole. Des indicateurs dédiés ont été créés pour extraire automatiquement toutes les informations nécessaires à l'établissement de la déclaration récapitulative mensuelle : volumes sortants par catégorie fiscale CRD, répartition par millésime, mouvements de stocks entrants et sortants. Ce qui prenait auparavant plusieurs heures de compilation manuelle chaque mois se génère désormais instantanément, avec la garantie que les chiffres sont justes puisqu'ils proviennent directement des transactions enregistrées dans le système.
Les bénéfices obtenus
La transformation digitale du Domaine de Guillau a généré des gains concrets sur plusieurs dimensions de l'activité. Sur le plan administratif, le temps consacré aux tâches de gestion a été drastiquement réduit. La préparation de la DRM, exercice mensuel redouté de tous les vignerons, s'effectue désormais en quelques clics grâce aux tableaux de bord automatisés. Le lettrage bancaire, auparavant source de nombreuses heures de travail fastidieux, se réalise maintenant en une fraction du temps grâce à la synchronisation automatique. Les relances clients sont gérées par le système, libérant ainsi l'exploitant de cette charge mentale et administrative.
La traçabilité et la conformité réglementaire ont atteint un niveau de rigueur impossible à maintenir avec des outils traditionnels. Chaque bouteille est suivie depuis sa mise en stock jusqu'à sa vente, avec son millésime, son appellation et sa catégorie fiscale. Les contrôles de la Direction générale des douanes et droits indirects peuvent être anticipés sereinement, puisque toutes les informations sont documentées et accessibles instantanément dans le système. L'intégration du connecteur PEPPOL positionne déjà le domaine en avance sur les obligations légales à venir, évitant ainsi la course de dernière minute que connaîtront de nombreuses exploitations en 2026.
La gestion commerciale a gagné en professionnalisme et en efficacité. La différenciation tarifaire automatique selon le type de client permet d'appliquer une stratégie commerciale cohérente sans risque d'erreur, tout en facilitant le travail au quotidien lors des ventes. L'encaissement par carte bancaire directement intégré au système simplifie les transactions et améliore l'expérience client à la cave.
Au-delà des gains opérationnels, c'est la capacité de pilotage de l'entreprise qui a été transformée. Les dirigeants du Domaine de Guillau disposent désormais d'une vision claire et actualisée de leur activité : état des stocks par emplacement et par millésime, chiffre d'affaires par canal de vente, créances clients en cours, trésorerie disponible. Cette visibilité permet de prendre des décisions éclairées, que ce soit pour planifier la production future, ajuster la stratégie commerciale ou anticiper les besoins de trésorerie.
Plus fondamentalement, cette digitalisation a permis aux vignerons de retrouver du temps pour se concentrer sur leur véritable passion : le travail de la vigne et l'élaboration de grands vins. C'est précisément cette philosophie qui guide l'action d'Ekonum auprès des TPE et PME : mettre la technologie au service de l'humain, pour que chaque dirigeant puisse se recentrer sur son savoir-faire et développer sereinement son activité.
Pourquoi ce projet illustre l'approche Ekonum
Le partenariat avec le Domaine de Guillau incarne parfaitement ce qui fait la spécificité d'Ekonum dans l'accompagnement des petites structures. Nous avons su comprendre les enjeux métier d'un secteur spécialisé comme la viticulture, avec ses contraintes réglementaires propres et ses particularités opérationnelles. Notre capacité à développer et personnaliser la solution a permis de créer des tableaux de bord sur mesure pour la DRM et de configurer précisément tous les paramètres spécifiques au domaine, là où une solution standardisée aurait montré ses limites.
La relation humaine que nous cultivons avec nos clients s'est pleinement exprimée dans ce projet. Notre fonctionnement interne, basé sur la bienveillance et l'écoute, se reflète naturellement dans notre accompagnement : nous prenons le temps de comprendre les besoins réels, nous expliquons les fonctionnalités sans jargon technique, et nous restons disponibles pour ajuster la solution au fur et à mesure que le client se l'approprie. Cette proximité, facilitée par notre implantation régionale à Albi, crée les conditions d'une relation de confiance durable.
Enfin, ce projet démontre que l'accessibilité tarifaire d'Odoo, combinée à notre expertise, rend possible pour une petite exploitation familiale ce qui était auparavant réservé aux grandes structures : un système de gestion intégré, puissant et évolutif. Le Domaine de Guillau bénéficie aujourd'hui d'outils de pilotage et d'automatisation comparables à ceux de domaines viticoles bien plus importants, pour un investissement proportionné à sa taille. Cette démocratisation de la technologie au service des TPE et PME est au cœur de notre mission.